Verslag Follow-up meeting RvA

Na een zeer vruchtbare meeting met de Raad van Advies eind november 2015 werd er aan het begin van het nieuwe jaar gelijk navolging aan gegeven. Op initiatief van de RvA bereidde Mark een meeting voor waarin de lange termijn doelstellingen van United Cubs centraal stonden. Het startpunt van deze meeting was het AEM-cube model waarvoor alle bestuursleden persoonlijk en over elkaar een vragenlijst hebben ingevuld. Op 30 januari kwamen de RvA en bestuur weer bijeen op het kantoor van LAB51 om aan de hand van dit model verder te werken aan een lange termijn plan. Hieronder kan je een kort verslag lezen van deze dag:

Aanwezigen:

Daphne, Juul, Frank, Matthijs, Jeroen, John en Mark

Voor de lunch:

In de morgen werd er vooral ingezoomd op de rapportage die Mark had gemaakt naar aanleiding van het AEM cube model. Op basis van dit model werden verschillende inzichten gegeven in persoonlijke drijfveren en elkaars talenten. Met deze inzichten werd er vervolgens besproken waar de verschillende bestuursleden de meeste toegevoegde waarde kunnen hebben binnen het team van United Cubs. Daarnaast diende de uitkomsten van het model ook als input om mogelijke valkuilen voor het bestuur te identificeren.

Na de lunch:

Na deze zeer inspirerende en waardevolle inzichten werd de vertaalslag gemaakt naar de lange termijn plannen van de stichting United Cubs. In een zeer open en levendig gesprek kwamen verschillende standpunten naar voren. Het hoofdonderwerp waar over gesproken werd was: welke strategische richting willen we met United Cubs op? Daarvoor waren in de vorige meeting al 3 scenario’s bepaald:

• Ontwikkeling kernregio’s
• Organisatie toernooien
• Een combinatie van het bovenstaande

Na voren kwam dat het ontwikkelen van kernregio’s zeker binnen de Missie en Visie van United Cubs past. De doelstelling die daarbij wordt gedefinieerd hangt daarbij zeer af van de capaciteit en commitment die United Cubs vrijwilligers hebben en willen geven. Om dit concreter te maken zal er een blueprint worden ontwikkeld waarin de gefaseerde ontwikkeling van kernregio’s verdere invulling krijgt. Een belangrijk stap die daarbij ook gezet moet worden is het definiëren van de voorwaarden die wij als  United Cubs willen hanteren voor deze kernregio’s. Dit alles moet dan leiden tot een mooie en sterke propositie die wij als United Cubs kunnen gaan verspreiden. De eerste stap die nu zal worden gezet is de verdere invulling van de blueprint.

In de discussie over kernregio’s werd ook concreet gesproken over de samenwerking met stichting Maya. Deze samenwerking richt zich op het aanleggen van een sportveld in Nepal. We kwamen echter tot de conclusie dat we met United Cubs op dit moment nog niet klaar zijn om een degelijke samenwerking aan te gaan.

De tweede richting bouwt verder op de manier waarop United Cubs is begonnen. Samen met vrijwilligers toernooien organiseren op al dan niet bestaande locatie om zo kinderen een mooie dag te bezorgen. Deze bekende richting geeft de bestuursleden nog steeds veel energie en heeft als mooie toegevoegde waarde dat een vrijwilligers zelf  een locaties voor een toernooi kan aandragen. Het idee is wel dat deze richting op de langere termijn minder duurzaam is dan het ontwikkelen van kernregio’s. Toch blijft de animo bij het zowel het bestuur, de vrijwilligers en partners groot om de ‘losse’ toernooien  te blijven organiseren en daar zullen we dan voorlopig ook zeker mee doorgaan.

Het laatste scenario is een combinatie van de twee eerder genoemde. Hierbij zal de uitdaging vooral liggen in het verdelen van de (beperkte) capaciteit en financiële middelen.

Inrichting United Cubs organisatie

Naast de toekomstige richting van United Cubs werd er ook nog gesproken over de inrichting van de organisatie van United Cubs. Om alle verschillende taken binnen de organisatie goede invulling te geven zal nog meer projectmatig gewerkt gaan worden en zal er een “laag” om het bestuur heen worden gevormd ter ondersteuning van alle werkzaamheden.

Afsluiting

Aan het einde van de middag werd er nog even teruggeblikt op de alle (leer)punten en de belangrijkste volgende stappen waarna we met de hele groep nog een borrel deden.

Overige: Bestuurssamenstelling

In de periode rond de twee RvA meetings is er ook het een en ander verandert in de samenstelling van het bestuur:

• Lotte heeft aangegeven zich terug te trekken uit het bestuur om zich op ander vrijwilligerswerk te gaan richten
• Frank heeft aangegeven dat hij zijn rol in het bestuur wil gaan afbouwen en zich alleen op projectbasis wil inzitten
• Karin is door persoonlijke omstandigheden de komende maanden niet beschikbaar als bestuurslid
• Matthijs zal in de zomer van 2016 voor een periode van 3 jaar naar het buitenland gaan waardoor hij in de komende maanden zijn rol ook zal moeten overdragen