Notulen meeting Bestuur & RVA United Cubs

Op zaterdag 21-11-2015 was op het kantoor van LAB51 in Tilburg de RvA meeting met het bestuur van United Cubs. Hieronder een samenvatting van de meeting.

 

  1. Voorstelrondje aanwezigen

Matthijs, Karin, Frank, Daphne, Juul, Lotte, Mark, John, Thom en Jeroen.

  1. United Cubs: stand van zaken

2013 is in termen van fundraising een zeer succesvol jaar geweest. In 2014 zijn er daarom ook veel mooie toernooien neergezet (15 toernooien, 2500 smiles). Een jaar om trots op te zijn!

Juist in 2014 was er ook wat meer moeite met fundraising, er is minder binnengehaald dan van we van tevoren als doel hadden gesteld. Vanaf eind dat jaar daarom ook de keuze gemaakt om €250 te vragen als bijdrage van vrijwilligers.

In 2015 helaas geen LKT gehad, waardoor UC best wat inkomsten is misgelopen. Wel hebben we met de Rotary Rotterdam een partnership kunnen sluiten. In 2015 hebben we zes toernooien kunnen realiseren, streven is naar meer smiles. Binnen United Cubs is er ook sprake van vooruitgang: zo is de website vernieuwd, is er een nieuw CRM systeem geïmplementeerd en meer structuur aangebracht door o.a. steeds meer te werken op projectbasis.

 

  1. Algemene feedback vanuit RvA

Als UC is het belangrijk na te denken over wat we willen bereiken, hoe we als organisatie dit kunnen bereiken (commitment, tijd) en hoe we als organisatie willen functioneren (organisator vs facilitator).

Welke doelstellingen en ambities zijn er bij United Cubs? Welke stappen kunnen worden gezet om daadwerkelijk invulling te geven aan het perspectief waar je naartoe werkt? Alles begint bij het formuleren en uitdenken van de ambitie die je hebt als organisatie. Gaat het bij UC om het organiseren van toernooien of het ontwikkelen van kernregio’s? Bij dit laatste komen de toernooien mogelijk vanzelf en heb je iedere dag de smiles van kinderen.

Als je kiest voor kernregio’s heeft dat ook effect op de fondsenwerving, omdat je een andere boodschap verspreidt en er andere partijen kunnen worden benaderd. Daarnaast zijn de meeste mensen bereid om te betalen voor het uitvoeren van vrijwilligerswerk, is iets om mee te nemen. Laten we ons leiden naar waar vrijwilligers naartoe willen of bepalen wij zelf waar we de kernregio’s willen hebben?

Daarnaast is het relevant na te gaan denken over een vijfjarenstrategie. Hoe gaat dat impact hebben op het dagelijks bestuur? Concretiseren waar we naartoe willen, op verschillende gebieden.

 

  1. Brainstormen: welke associaties heb je bij United Cubs?

Meeste associaties:

  • kids; (goed om nog eens over na te denken: waar zit de leeftijdsgrens?)
  • smile;
  • verhalen;
  • sport & spel;
  • passie & plezier;
  • verbondenheid;
  • partnerships; (als we weten wat we willen, welke organisaties passen erbij?)
  • vrijwilligers;

Dit meenemen in strategievorming voor de volgende sessie. Waar staat United Cubs voor?

 

  1. Ontwikkeling regio Nepal

Ook hier geldt de vraag: past het in de strategie? Kies je ervoor om organisator of facilitator te zijn? Vanuit die keuze kan worden bekeken met welke partijen je gaat samenwerken en de criteria verfijnen van samenwerken met andere organisaties. Wat zijn de randvoorwaarden om dit goed en veilig op te zetten?

Belangrijk om in dit project te achterhalen is waarom stichting Maya ons hierin wil betrekken. Wat hebben ze van ons nodig en wat zijn voor ons criteria en voorwaarden? O.a. nadenken over hoe het veldje er over vijf jaar uitziet, waar het komt te liggen, wie de eigenaar wordt, wie het onderhoudt, voor hoeveel kinderen het bereikbaar is etc. Qua financiën is dit een mooi voorstel en zou het ook een prima leertraject kunnen zijn van UC (“je moet ergens beginnen”). Tevens kun je je fundraising erop afstemmen: dit bedrag is nodig voor een veld en de opening: is een concreet voorstel richting de buitenwereld. De ontwikkeling van een kernregio kost tenslotte meer geld dan het veldje op zich. In relatie met Maya kun je mogelijk denken aan het opstellen van een contract voor dit project, maar belangrijk om er vooral niet te star in te worden. Goed om ook met Maya te overleggen wat de gezamenlijke doelen zijn met dit veldje.

Belangrijk om een duidelijke visie te krijgen op dit soort veldjes: ga je dit concept embedden bij UC om veldje te faciliteren? De letterlijke blauwdruk zou in zo’n geval naar UC kunnen, zodat het ook in andere landen kan worden achter gelaten. Als je helder hebt wanneer zo’n veldje succesvol is, kunnen van daaruit voorwaarden worden gesteld.

Daarnaast wel proberen onderscheidend te blijven, in hoeverre zijn we in zo’n geval bijvoorbeeld nog anders dan de Johan Cruijff foundation?

 

  1. Brainstorm lange termijn samenwerking bedrijven/organisaties: hoe kunnen we bedrijven/organisaties aan ons verbinden?

Je kunt ervoor kiezen om als facilitator op te treden in fundraising. Blauwdruk/draaiboek maken van bijvoorbeeld LKT zodat ook anderen dit kunnen doen. Partnership met club die bijvoorbeeld springkussens etc regelt zou een gouden greep zijn.

Om over na te denken: wat is je ambitie als organisatie binnen thema fundraising en wat heb je daarvoor nodig? Als je serieus met fundraising aan de slag wil, kun je ervoor kiezen iemand in te huren die daar extra veel in kan doen, juist omdat tijd ook een grote invloed heeft op wat we kunnen bereiken. Tevens is hierin van belang om na te denken over de projectmatige manier van werken: bijvoorbeeld twee mensen binnen het bestuur en twee externen die een half jaar willen meewerken aan het volbrengen van een project.

 

  1. Rol van RvA

– RvA vindt het prettig om een aantal keer per jaar samen te werken en daardoor meer aangesloten te blijven, gevoel te hebben bij wat er gebeurt. Dat begint met meer informeren. Op die manier kunnen ze meer toevoegen dan de twee uurtjes op een meeting.

– Door het sturen van notulen na vergaderingen blijven ze op de hoogte van de belangrijkste punten. Ook het delen van successen motiveert hierin.

– Vanuit UC kunnen er concrete vragen worden gesteld, op die manier kan de RvA meedenken in het geven van een concreet antwoord.

– Over de mail kan de RvA benaderd worden om bijvoorbeeld een adviserende rol te hebben in het benaderen van bedrijven en het proactief meedenken.

– RvA staat open voor het meedenken in de ambitiebepaling van UC.

0 antwoorden

Laat een reactie achter

Wilt u zich mengen in de discussie?
Voel u niet bezwaard om bij te dragen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.