United Cubs meeting februari 2016

Om de RvA meetings een goed vervolg te geven kwam het bestuur eind februari in Utrecht weer bijeen om de rolverdeling binnen het bestuur verder te concretiseren. Helaas konden alleen Daphne, Juul en Matthijs bij deze meeting aansluiten. De andere bestuursleden waren er door ziekte niet bij.

De meeting begon met een korte recap van de RvA sessie van januari. De key take-aways van die meeting bepaalde ook de rest van de agenda voor de dag. Leidend daarin was de beperkte capaciteit van het huidige bestuur en dus de noodzaak om versterking te zoeken. De meeting met de RvA en de analyse via het AEM cube model bleek hier heel nuttig voor te zijn. Aan de hand daarvan werden er drie rollen gedefinieerd waar United Cubs op korte termijn versterking nodig heeft:

  • Rol binnen het bestuur gericht op fundraising
  • Een online expert
  • Iemand die zich wil bezighouden met de ontwikkeling van de kernregio’s

Naast deze “vacatures” werd er ook gekeken naar de specifieke taken die in de afgelopen en aankomende periode komen te vervallen en waar op kort termijn invulling aan gegeven moet worden. Voor de meest cruciale taken is er een verdeling gemaakt.

Andere zaken die tijdens de meeting zijn besproken, waren de begroting van 2016 en de mail richting René van stichting Maya waarin we op dit moment niet openstaan voor een samenwerking op het gebied van een sportveld. Juul zal de mail sturen.  Voor de begroting had Matthijs een voorstel gedaan en na de feedback van Juul en Daphne zal er een definitieve versie worden gemaakt die de volgende vergadering kan worden gefinaliseerd.

En natuurlijk werd er ook een over de United Cubs toernooien gesproken. Er is momenteel een meerdaags toernooi gaande in Maputo, Mozambique. Daarnaast staat er nog een toernooi op het programma in Oeganda en zal er gezocht gaan worden naar een vrijwilliger voor het toernooi in Pretoria, Zuid Afrika. Ook AIESEC zal weer worden benaderd om actief United Cubs toernooien te gaan promoten.

Verslag Follow-up meeting RvA

Na een zeer vruchtbare meeting met de Raad van Advies eind november 2015 werd er aan het begin van het nieuwe jaar gelijk navolging aan gegeven. Op initiatief van de RvA bereidde Mark een meeting voor waarin de lange termijn doelstellingen van United Cubs centraal stonden. Het startpunt van deze meeting was het AEM-cube model waarvoor alle bestuursleden persoonlijk en over elkaar een vragenlijst hebben ingevuld. Op 30 januari kwamen de RvA en bestuur weer bijeen op het kantoor van LAB51 om aan de hand van dit model verder te werken aan een lange termijn plan. Hieronder kan je een kort verslag lezen van deze dag:

Aanwezigen:

Daphne, Juul, Frank, Matthijs, Jeroen, John en Mark

Voor de lunch:

In de morgen werd er vooral ingezoomd op de rapportage die Mark had gemaakt naar aanleiding van het AEM cube model. Op basis van dit model werden verschillende inzichten gegeven in persoonlijke drijfveren en elkaars talenten. Met deze inzichten werd er vervolgens besproken waar de verschillende bestuursleden de meeste toegevoegde waarde kunnen hebben binnen het team van United Cubs. Daarnaast diende de uitkomsten van het model ook als input om mogelijke valkuilen voor het bestuur te identificeren.

Na de lunch:

Na deze zeer inspirerende en waardevolle inzichten werd de vertaalslag gemaakt naar de lange termijn plannen van de stichting United Cubs. In een zeer open en levendig gesprek kwamen verschillende standpunten naar voren. Het hoofdonderwerp waar over gesproken werd was: welke strategische richting willen we met United Cubs op? Daarvoor waren in de vorige meeting al 3 scenario’s bepaald:

  • Ontwikkeling kernregio’s
  • Organisatie toernooien
  • Een combinatie van het bovenstaande

Na voren kwam dat het ontwikkelen van kernregio’s zeker binnen de Missie en Visie van United Cubs past. De doelstelling die daarbij wordt gedefinieerd hangt daarbij zeer af van de capaciteit en commitment die United Cubs vrijwilligers hebben en willen geven. Om dit concreter te maken zal er een blueprint worden ontwikkeld waarin de gefaseerde ontwikkeling van kernregio’s verdere invulling krijgt. Een belangrijk stap die daarbij ook gezet moet worden is het definiëren van de voorwaarden die wij als  United Cubs willen hanteren voor deze kernregio’s. Dit alles moet dan leiden tot een mooie en sterke propositie die wij als United Cubs kunnen gaan verspreiden. De eerste stap die nu zal worden gezet is de verdere invulling van de blueprint.

In de discussie over kernregio’s werd ook concreet gesproken over de samenwerking met stichting Maya. Deze samenwerking richt zich op het aanleggen van een sportveld in Nepal. We kwamen echter tot de conclusie dat we met United Cubs op dit moment nog niet klaar zijn om een degelijke samenwerking aan te gaan.

De tweede richting bouwt verder op de manier waarop United Cubs is begonnen. Samen met vrijwilligers toernooien organiseren op al dan niet bestaande locatie om zo kinderen een mooie dag te bezorgen. Deze bekende richting geeft de bestuursleden nog steeds veel energie en heeft als mooie toegevoegde waarde dat een vrijwilligers zelf  een locaties voor een toernooi kan aandragen. Het idee is wel dat deze richting op de langere termijn minder duurzaam is dan het ontwikkelen van kernregio’s. Toch blijft de animo bij het zowel het bestuur, de vrijwilligers en partners groot om de ‘losse’ toernooien  te blijven organiseren en daar zullen we dan voorlopig ook zeker mee doorgaan.

Het laatste scenario is een combinatie van de twee eerder genoemde. Hierbij zal de uitdaging vooral liggen in het verdelen van de (beperkte) capaciteit en financiële middelen.

Inrichting United Cubs organisatie

Naast de toekomstige richting van United Cubs werd er ook nog gesproken over de inrichting van de organisatie van United Cubs. Om alle verschillende taken binnen de organisatie goede invulling te geven zal nog meer projectmatig gewerkt gaan worden en zal er een “laag” om het bestuur heen worden gevormd ter ondersteuning van alle werkzaamheden.

Afsluiting

Aan het einde van de middag werd er nog even teruggeblikt op de alle (leer)punten en de belangrijkste volgende stappen waarna we met de hele groep nog een borrel deden.

Overige: Bestuurssamenstelling

In de periode rond de twee RvA meetings is er ook het een en ander verandert in de samenstelling van het bestuur:

  • Lotte heeft aangegeven zich terug te trekken uit het bestuur om zich op ander vrijwilligerswerk te gaan richten
  • Frank heeft aangegeven dat hij zijn rol in het bestuur wil gaan afbouwen en zich alleen op projectbasis wil inzitten
  • Karin is door persoonlijke omstandigheden de komende maanden niet beschikbaar als bestuurslid
  • Matthijs zal in de zomer van 2016 voor een periode van 3 jaar naar het buitenland gaan waardoor hij in de komende maanden zijn rol ook zal moeten overdragen

Bestuur United Cubs breidt uit

De reis naar Nepal en Tibet zorgde voor een omslag. Toen Karin van Hooijdonk daar afgelopen zomer drie weken doorbracht om een vriendin op te zoeken, besloot ze vrijwilligerswerk te doen in een weeshuis. Daar besefte ze dat ze elke dag wel een glimlach op de het gezicht van kinderen wil laten verschijnen. Terug in Nederland zag ze het oproepje voor nieuwe bestuursleden voor United Cubs op Facebook. “Dat was de perfecte kans om niet langer toe te kijken en me actief in te zetten voor United Cubs en de kinderen in ontwikkelingslanden”, vertelt Karin.

Tijdens het WK van 2010 heeft ze vanaf de zijlijn de mannen gevolgd op hun reis naar Zuid-Afrika en de oprichting van United Cubs. Ze was actief bij de marketing associatie in Tilburg waar ook een aantal van de initiatiefnemers van United Cubs te vinden waren. Karin: “United Cubs is voor mij bijzonder omdat het sport gebruikt als toegang naar kinderen overal over de wereld. Sport is universeel, het verbroederd en zorgt voor ontspanning”.

Sport speelt ook in Karins eigen leven een grote rol. Waar ze vroeger veelal op de atletiekbaan en het voetbalveld te vinden was, beleeft ze nu veel plezier aan hockey en tennis. Naast de ontspanning die dit oplevert, is teamsport ook buiten het veld erg gezellig en goed voor de sociale contacten. “Mijn teamgenoten zijn mijn vrienden”, vertelt ze met een lach.

Over haar doel binnen United Cubs heeft Karin een duidelijk visie. “Vanaf jongs af aan heb ik de wereld willen verbeteren. Hierbij gebruik ik twee motto’s; een betere wereld begint bij jezelf en alle beetjes helpen. Met mijn bestuursfunctie bij United Cubs gebruik ik beide motto’s. Met mijn hands on mentaliteit wil ik graag bestaande en nieuwe ideeën omzetten in actie. Tevens wil ik graag volgend jaar zelf een toernooi gaan organiseren. Ik heb er in ieder geval enorm veel zin in en barst van de energie om aan de slag te gaan”.

Welkom, Karin!

Frank Daamen

Frank is één van de oprichters van United Cubs in 2010. Hij heeft Marketing Management aan de Universiteit van Tilburg gestudeerd en naast zijn activiteiten voor United Cubs is hij ondernemer op het gebied van nieuwe media. Frank vertolkt een belangrijke rol in de marketing van de stichting.

Lotte Kleemans

Lotte is door haar reizen naar Oeganda en Lesotho enthousiast geraakt over vrijwilligerswerk. Ze houdt zich binnen het bestuur met name bezig met content: zowel online als offline. Lotte heeft de master psychologie & geestelijke gezondheid afgerond aan de Universiteit van Tilburg en is werkzaam als gedragsdeskundige in de verstandelijk gehandicaptenzorg.

Al voor haar tijd in het bestuur was Lotte erg enthousiast over United Cubs:

Kinderen horen te lachen, buiten te spelen, rond te dollen. United Cubs heeft het hoog in het vaandel staan om kind weer kind laten zijn. Een mooie organisatie, gerund door enthousiaste vrijwilligers met visie. Ik ben geraakt door de passie die deze vrijwilligers uitdragen en dat wat ze daarmee in deze landen kunnen bereiken: een glimlach op het gezicht van al die kinderen. Fantastisch initiatief!